Análisis de la situación actual: El cliente recibía diariamente un extenso archivo Excel con la lista de clientes morosos. Este proceso era tedioso y requería una carga manual de datos en un software específico para realizar seguimientos.

Rediseñando el proceso de cobranzas: La meta era digitalizar completamente el proceso utilizando HubSpot. Primero, se implementó una integración a través de una API para extraer datos en tiempo real de los sistemas propietarios del cliente. Esto permitió que la información estuviera siempre actualizada y disponible para su análisis.

Creación de objetos personalizados en HubSpot: Se diseñaron objetos como "Créditos" donde se almacenaban todos los detalles relevantes de cada cliente, incluyendo cronogramas de pago y estados de morosidad. Esta personalización permitió segmentar la cartera de clientes en diferentes categorías, facilitando la gestión de cobranzas y mejorando la comunicación con los clientes morosos.

Automatización de procesos con workflows: Estos workflows automatizan la comunicación y el seguimiento de los clientes según su clasificación. Por ejemplo, los nuevos clientes reciben un flujo de bienvenida que incluye la documentación necesaria y una confirmación de recepción. Además, se establecieron comunicaciones automatizadas a través de SMS, correo electrónico y WhatsApp, lo que permitió una interacción más fluida y eficiente.

Integración de canales de comunicación: Se combinaron diferentes canales para contactar a los clientes, minimizando los costos de las llamadas telefónicas y maximizando la efectividad del seguimiento. El uso de herramientas como la inteligencia artificial conversacional también se introdujo, lo que permitió escalar la personalización en la atención al cliente y mejorar la experiencia general.