Oncosalud: la bienvenida a un nuevo cliente pasó de 15 días a 1
Dar la bienvenida a un nuevo cliente tomaba entre 7 y 15 días, con herramientas desconectadas y datos procesados a mano. Conectamos HubSpot con sus sistemas: el primer correo pasó a llegar en 1 día y la información de cada campaña, a estar disponible a diario.
- De 15 a 1 díaen la bienvenida a un nuevo cliente
- +130Knuevos afiliados en los flujos
- 95%menos tareas manuales
- Cliente
- Oncosalud
- Sector
- Salud
- País
- Perú
- Tamaño
- Más de 1,000 personas
- Servicio
- Integración y automatización en HubSpot
- Desde
- 2018
Oncosalud, parte de Auna, es el primer sistema de atención oncológica del Perú desde hace más de 25 años. Su misión es salvar vidas del cáncer con una cultura de prevención y un estilo de vida saludable. Ofrece programas oncológicos con una red propia de centros de detección, sedes de tratamiento y clínicas.
El reto: una bienvenida lenta, manual y por varios canales a la vez
Oncosalud daba la bienvenida con correos, mensajes y llamadas que tomaban entre 7 y 15 días. Esas tareas exigían muchos procesos manuales que terminaban afectando la experiencia del cliente.
Las herramientas estaban desconectadas. Había datos de clientes duplicados, clientes molestos por recibir contactos por varios medios a la vez y clientes que seguían recibiendo contenido comercial.
El retraso también venía de los datos. Los resultados de los correos llegaban de 7 a 10 días después de cada fin de mes, y su equipo de inteligencia comercial tardaba unos 15 días en procesar a los nuevos afiliados. Cada resultado se descargaba a mano y se procesaba en Excel: podía tomar 1 día de trabajo, con errores y reprocesos, y había que esperar hasta pasada la primera semana del mes siguiente.
Entre 7 y 15 días tomaba darle la bienvenida a un nuevo cliente
«Antes teníamos 4 intermediarios y ahora solo dependemos de uno (el equipo de Impulse).»
«Recomiendo utilizar HubSpot para las campañas de automatización porque tienes toda la trazabilidad en tiempo real, desde el envío hasta la reportería.»
Qué hicimos: conectar los sistemas antes de enviar más correos
Lo hicimos de la mano del equipo de inteligencia comercial de Oncosalud, sobre HubSpot Marketing Enterprise.
- 1
HubSpot conectado a su base de clientes
Desarrollamos una integración entre SQL Server, donde vive su base de clientes, y HubSpot. Creamos reglas de negocio para gestionar cada contacto en un solo lugar.
- 2
Seis meses de relación automatizados
Automatizamos por varios canales la relación con cada cliente en sus primeros 6 meses. El correo dejó de crearse cada mes: pasó a salir cuando el contacto cumplía las condiciones.
- 3
Resultados directos a sus bases
Con la API de HubSpot, una conexión directa entre sistemas, enviamos cada apertura y clic a su base de inteligencia en SQL y a su Data Lake en AWS, un gran almacén de datos.
- 4
Reportes diarios en Power BI
Definimos cómo nombrar cada envío: unidad de negocio, periodo, campaña y detalle. Integramos la API con Power BI para leer cada día los últimos 1,000 correos y filtrar sus resultados.
Cómo decidía el flujo qué recibía cada nuevo afiliado
- 1
Filtrar
Entraba al flujo quien se había afiliado hacía menos de 31 días.
- 2
Revisar el canal
El flujo distinguía si llegó por telemarketing, fuerza de ventas o digital.
- 3
Separar por producto
Cada contacto seguía su ruta: oncológico, salud u Oncocomplemento.
- 4
Adaptar al perfil
El flujo también revisaba a qué perfil de comprador correspondía cada contacto.
Así, el primer correo de bienvenida pasó a llegar en 1 día.
Resultados: de 15 días a 1, con más tiempo para mejorar proyectos
Más de 130 mil nuevos afiliados recorrieron los flujos, con 6 meses de comunicaciones automatizadas para cada cliente.
- De 15 a 1 díaen la bienvenida: el primer correo llega en 1 día
- +130Knuevos afiliados en los flujos automáticos
- 95%menos tareas manuales
«Nuestro tiempo libre ahora lo dedicamos a la mejora de proyectos y a revisar indicadores que nos ayudan mucho a identificar oportunidades de mejora.»
Con datos diarios, una campaña se corrige mientras corre
- De 3 a 7%subió el CTR promedio, el porcentaje de personas que hace clic. Fue, según Adriana Rivasplata, «porque estamos impactando al paciente en tiempo real».
- -24 hen procesar datos: la descarga manual podía tardar 1 día de trabajo.
- De 1 mes a 1 díala información pasó de mensual a diaria, y permite corregir una campaña a tiempo.
Antes y después de conectar HubSpot
| Antes | Después | |
|---|---|---|
| Bienvenida | Entre 7 y 15 días | Primer correo en 1 día |
| Comunicación | Campañas de bienvenida aisladas | 6 meses automatizados, por varios canales |
| Intermediarios | 4 | 1 |
| Resultados de correos | Descargas una por una, cada mes | Se actualizan solos en su base de inteligencia |
| Reportes por línea de negocio | No se podían segmentar | Por campaña, línea de negocio y periodo |
Lo que vino después: de los datos conectados a los agentes de IA
Oncosalud adoptó la solución de Power BI en su propio ambiente de trabajo para procesar datos de la compañía. En junio de 2024 empezó a trabajar con agentes de IA de Conversia en su tienda en línea, y en septiembre los conectó a HubSpot. En marzo de 2025, la dirección comercial de Auna decidió llevar los agentes a todas sus áreas de ingresos.
«Lo que nos convenció no fue el pitch. Fue la relación previa que teníamos con Impulse.»
Preguntas frecuentes
¿Cómo automatizar la bienvenida a nuevos clientes en HubSpot?
Conecta tu base de clientes con HubSpot y define reglas para gestionar cada contacto. En Oncosalud armamos flujos automáticos para los primeros 6 meses de cada cliente. Así la bienvenida pasó de 15 días a 1, con 95% menos tareas manuales.
¿Se puede conectar HubSpot con SQL Server y Power BI?
Sí. En Oncosalud usamos la API de HubSpot para llevar los datos de correos y contactos a su base en SQL y a Power BI. El acceso a la información pasó de mensual a diario, y el procesamiento de datos bajó 24 horas.
¿Qué mejora trae automatizar la comunicación en una empresa de salud?
Mejora la rapidez de la bienvenida y los clics en los correos. En Oncosalud, el CTR promedio de las campañas subió de 3 a 7%. Más de 130K nuevos afiliados recorrieron los flujos, y el equipo pasó de tener 4 intermediarios en sus campañas a depender de uno solo.
¿Cómo evitar enviar demasiados correos al mismo contacto?
Mide los envíos por contacto, no solo por campaña. Oncosalud necesitaba saber cuántos correos recibía cada persona antes de armar sus listas. Con la API de HubSpot, cada recibido, apertura, clic o rebote se actualiza en su base de inteligencia, disponible a diario para segmentar mejor.
¿Cómo hacer reportes de correos por línea de negocio con HubSpot?
Nombra cada envío con una estructura fija y filtra esos nombres en Power BI. En Oncosalud usamos unidad de negocio, periodo, campaña y detalle. La conexión lee a diario los últimos 1,000 correos, y antes había que esperar hasta cada fin de mes para ver los indicadores.
¿Qué se necesita de la empresa para integrar HubSpot con sus sistemas?
Se necesita trabajar de la mano con quien maneja sus datos. En Oncosalud lo hicimos con su equipo de inteligencia comercial, y desde entonces ese equipo arma sus propios informes y segmentaciones. El resultado fue un ahorro de 24 horas en procesar datos y un solo intermediario, en lugar de 4.
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